SOLUCIÓN NODHOS (ERP/HIS)

PREGUNTAS FRECUENTES

PREGUNTAS
¿Qué componentes tiene la solución?
RESPUESTAS

El proyecto NODHOS tiene 5 componentes para lograr la transformación digital de las instituciones de salud:

1. Software ERP/HIS

2. Conectividad (Sólo para el funcionamiento del software)

3. Almacenamiento en Nube (Disponibilidad de la información en un 99,99%)

4. Capacitación y Entrenamiento

5. Mantenimiento y Soporte.

¿Cómo sería el proceso de migración de la información desde el software actual?

La información que se requiera desde el software actual se realizaría a través de maestros.

Para la migración puntual de historias clínicas, se realizará a través de archivos PDF Adjuntos a la historia clínica del paciente y a través de la digitalización (PDF) de los archivos manuales que puedan tener.

¿Cómo sería el proceso de soporte?

Teniendo en cuenta los criterios (MinSalud) requeridos para un adecuado soporte a los sistemas de información, se cuenta con tres niveles de soporte:

1er. Nivel:  Soporte Institucional (Líder técnico, líder administrativo y líder asistencial, previamente capacitado)

2do. Nivel: Soporte proyecto NODHOS-COHAN.

3er. Nivel: Soporte de Aliado estrátegico desarrollador del software: INDIGO.

Adicionalmente los canales de contacto: telefónica o web.

Al depender de la internet para su funcionamiento, en caso de colapso o no disponibilidad de red. ¿Cómo se asegura la continuidad de la utilización de la solución?

Para los momentos de contingencia se debe tener en cuenta dos aspectos:

1. Institucionalmente: por normativa de habilitación (Res. 3100/2019), se debe tener protocolo de contingencia, que generalmente es realizar las atención de los pacientes en formatos manuales previamente aprobados por la institución, y el proceso a seguir posterior a la reanudación del sistema.

2. Software (Solución): Cuando la red colapsa, se debe dejar abierta la información que se este actualizando o la historia clínica que se este realizando, ya que al momento de reestablecerse la red, la información será almacenada en la nube de manera inmediata. Por lo anterior no se debe cerrar la pagina en la que se este trabajando.

¿Cómo sería el proceso de acompañmiento durante la parametrización?

El proceso de parametrización dura aproximadamente 4meses, en los cuáles, además de realizar este proceso se incluye el proceso de entrenamiento y capacitación.

Este proceso será en compañía del área proyecto NODHOS-COHAN y los líderes de aseguramiento de INDIGO.

¿Cómo es y cuánto tiempo dura el proceso de entrenamiento y capacitación?

El proceso de capacitación se realizará de manera presencial y por áreas de interes; además se contará con videos de capacitación por módulos en la plataforma del politécnico de COHAN.

El tiempo total de implementación es de 4 meses y dentro de ese plazo se realiza el proceso de capacitación apoyados en el politécnico de Cohan

¿Qué requisitos deben cumplir las instituciones para un adecuado proceso de implementación?

Los requisitos con los que deben cumplir las instituciones son:

1. Institucional: Se debe contar con una adecuada estandarización de procesos, que permita una mayor efectividad de los procesos y por ende una gestión más eficaz para la institución.

2. Tecnológico:

Hardware: Cori3 (o superior) + 1 GB DD + 2GB RAM + Windows10.

Red LAN Cableada

Red Eléctrica protegida.

3. Finaciero

Disponibilidad presupuestal

Flujo fianaciero

4. Personal: Definir dentro de su personal un líder ténico, adminsitrativo y asistencial para la implementación y soporte de la solución.

¿¿Cómo se realiza el acceso para el uso de los modulos?

Cumpliendo con todos los criterios de seguridad para el manejo de la información, el acceso se realiza a través usuario y contraseña, los cuáles estarán ligados a un perfil dentro de la solución (Sotfware), que sólo le permitirá acceder a la información ligada a dicho perfil.

¿Qué base de datos maneja?

SQL Server en la nube de Azure de Microsoft

facturación electróNICA
PREGUNTAS
¿Qué es Facturación electrónica?
RESPUESTAS

 Es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicio y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las caracteristicas y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

¿Qué base de datos maneja?

SQL Server en la nube de Azure de Microsoft

¿Normatividad para facturacion electrónica?

Resolución 0042 de 20202

Decreto 358 de 2020

Ley 2010 de 2019

Decreto 1625 de 2016

¿¿Cuál es el operador para facturación electrónica que ofrece COHAN?

Operador Software Estratégico, con su producto Kiai

¿Cómo es el proceso de integración del operador (Kiai) con los diferentes software del mercado?

Para realizar esta integración se requiere la creación de VISTAS (Que varían según el software institucional), las cuáles son previamente validadas.

Posteriormente la plataforma (Kiai) consulta estás vistas, para realizar la representación gráfica y enviar a la DIAN, quien validan dicha factura y a través de correo electrónico (Previamente registrado) envía tanto al generador de la factura (IPS) como al pagador.

¿Se requiere certificados digital para la facturación electrónica?

Si la institución tiene certificado digital, se realizará la habilitación frente a la DIAN con ese certificado.

Si la institución no cuenta con este certificado se tienen dos opciones:

– Tramitar certificado propio (Consto adicional)

– Usar el certificado digital del operador: Kiai (No tiene costo adicional)

NOTA: El certificado Digital Tipo Token no sirve para facturación digital.

¿Cuánto tiempo quedan almacenados los soportes de las facturas?

Las facturas quedan almacenadas y custodiadas por 5años.

Para los soportes de factura  como anexos, autorización, epicrisis, entre otros, se tiene dos opciones:

– Contratar almacenamiento en nube (Tiene costo adicional)

– Adjuntar en la factura un link, donde estén almacenados los soportes correspondientes.

¿En que formato se genera la factura?

Cumpliendo con la normatividad (Res. 0042 de 2020), la factura se generará en formato XML para la validación de la factura frente en la plataforma de la DIAN.

Sin embargo también se tiene definido el  envío de la factura en formato PDF a través de correo electrónico al pagador.

¿ Se requiere realizar migración de la facturación, previa a la vigencia de la normatividad actual?

No se requiere migración de históricos; si  previamente las facturas fueron enviadas a la DIAN, estás podrán ser consultadas.